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Nachhaltigkeit bei Instone
Instone Real Estate als börsennotiertes Unternehmen und als einer der führenden Wohnentwickler in Deutschland übernimmt Verantwortung für Ökologie, die Gesellschaft sowie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Instone Real Estate als börsennotiertes Unternehmen und als einer der führenden Wohnentwickler in Deutschland übernimmt Verantwortung für Ökologie, die Gesellschaft sowie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Wir stellen uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung: Ökologie, Soziales und Ökonomie sind die Basis unseres unternehmerischen Handelns.
Sie stehen gleichberechtigt nebeneinander und werden bei allem, was wir tun, berücksichtigt.
Als Unternehmen wollen wir langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein und gleichzeitig unsere gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Mensch und Umwelt wahrnehmen.
"Wir nehmen mit unseren Projekten und unserem allgemeinen unternehmerischen Handeln eindeutig eine gesellschaftliche Verantwortung wahr.
Mit Blick auf den Klimawandel ist es unser Ziel, ab 2045 entlang unserer gesamten Wertschöpfungskette klimaneutral zu wirtschaften. Wir bekennen uns damit eindeutig zu den Klimazielen der Vereinten Nationen und der Bundesregierung. In diesem Kontext berichten wir neben Scope 1, 2 und 3 unserer Treibhausgasemissionen, auch über die Emissionen des Gebäudelebenszyklus der von uns entwickelten Projekte. Soziale Verantwortung zu übernehmen heißt für uns primär, unseren Beitrag zur Schaffung von erschwinglichem Wohnraum in den deutschen Metropolregionen zu leisten. Hierbei gehen wir auch innovative und unkonventionelle Wege. Der Schutz von Menschenrechten sowie hohe Standards bei den Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung sind für uns unverrückbare Werte."
Dr. Foruhar Madjlessi, CFO
Für das nachhaltige Handeln der Instone Real Estate sind gesamthaft der Vorstand und die Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften verantwortlich. Instone Real Estate ist es ein wichtiges Anliegen, noch intensiver als bisher die Auswirkungen der Projekte auf das Gemeinwohl und die nähere Umgebung in den Blick zu rücken. Die Nachhaltigkeitsabteilung unterstützt unseren Finanzvorstand, Dr. Foruhar Madjlessi, der die Instone-Nachhaltigkeitsstrategie, ihre Umsetzung sowie das (Nachhaltigkeits-) Risikomanagement auf Vorstandsebene verantwortet. Er beaufsichtigt und kontrolliert dabei regelmäßig den Fortschritt sowie den Status der Zielerreichung und sorgt dafür, dass bereichsübergreifende Themen Einzug in die Aktivitäten anderer Fachbereiche, der Unternehmensplanung und -führung sowie bei der Anlage oder Überarbeitung von Richtlinien halten. Zu diesem Zweck berät sich der zuständige Vorstand innerhalb des Nachhaltigkeitskomitees.
Ausrichtung des Nachhaltigkeitsberichtes an die zukünftigen Anforderungen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) mit den Key Performance Indizes der European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Ein weitere Ausbau wird in 2023 angestrebt.
Prüfung aller umsatzrelevanten Projekte auf Taxonomiekonformität hinsichtlich der Umweltziele Klimaschutz und Anpassung an den Klimawandel
Analyse und Clusterung physische Klimarisiken
Erweiterung der transitorischen Klimaszenariobetrachtung durch quantitative Kennzahlen bezogen auf die Szenarien 1,5 Grad C und 2,6 Grad C Erderwärmung
Herleitung einer ersten Marginal Abatement Cost Curve für die zukünftige Entwicklung für Maßnahmen des Scope 3 (GHG Protocol)
Erhebliche Ausweitung der Datenerhebnung inkl. Formalisierung von Umweltkennzahlen
Umsetzung digitale Kundenbefragung
Erneute Bestätigung von Instone als attraktiver Arbeitgeber
Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Bekräftigung der Wichtigkeit von Diversität und Einhaltung der Menschenrechte
Bekräftigung der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Vertragspartnern, Kunden, Städten und Gemeinden
Entwicklung von Quartieren mit (Social) Impact, um einen wesentlichen gesellschaftlichen Beitrag zu übernehmen
Berichtsstrukturanforderungen der ESRS/CSRD (im Entwurf vom 15.11.22) für die aktuelle Berichterstattung umgesetzt
Aktualisierung der Wesentlichkeitsanalyse und Bericht über alle einfach wesentlich identifizierten Themen
Einführung standardisierter Prozesse für den Workflow und die Datenerhebung
Laut dem globalen Statusbericht 2020 für Gebäude und Baugewerbe des
UN-Umweltprogramms machen die THG-Emissionen der beiden Branchen ca. 38 % des globalen THG-Budgets aus. Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit verkündete in seiner Ausgabe von 2020, dass der Anteil der THG-Emissionen durch die Nutzung von Gebäuden in Deutschland immerhin 14 % des nationalen THG-Budgets betrage.
Während heute noch vor allem die Emissionen im Kontext des Betriebs von Gebäuden (operational carbon) im Mittelpunkt der Diskussion stehen, werden die Emissionen vor und nach der Nutzungsphase (embedded carbon) künftig stärker in den Fokus rücken.
Im Rahmen unserer Klimastrategie analysieren wir kontinuierlich die Implikationen des Klimawandels unter Anwendung des Konzepts der doppelten Wesentlichkeit in Anlehnung an die EU-Richtlinie über die Offenlegung nichtfinanzieller Informationen.
Die finanzielle Wesentlichkeit beschäftigt sich mit der Frage, wie sich der Klimawandel auf das bestehende Geschäftsmodell auswirken könnte. Dies schließt auch mit ein zu verstehen, wie zunehmende Klimaschutzmaßnahmen unser Geschäft als Projektentwickler sowie die Bau- und Immobilienbranche verändern könnten. Im Sinne der TCFD-Empfehlungen haben wir auch in 2022 im Rahmen einer transitorischen Klimaszenarioanalyse erstmals ermittelt, welche finanziellen Chancen und Risiken der Klimawandel kurz-, mittel- und langfristig auf uns haben könnte. Das Ergebnis der Untersuchung anhand eines 1,5 °C (Ambitionierte Transition), eines 2,6 °C (Busi-ness-As-Usual) und eines 4,3 °C Erderwärmung-Szenarios (Worst-Case) ist, ein proaktives Transitionsmanagement zu betreiben und bei hohen Risiken rechtzeitig zielgerichtete Maßnahmen entwickeln zu können. Aus heutiger Sicht der Analyse ist das Geschäftsmodell von Instone Real Estate jedoch resilient gegenüber Klimarisiken. Dies schließt aber die Notwendigkeit künftiger Anpassungsmaßnahmen, um Risiken und Chancen effektiv zu managen, nicht aus.
Hinsichtlich der ökologischen und sozialen Wesentlichkeit richtet sich die Aufmerksamkeit darauf, die potenziellen Auswirkungen unserer Aktivitäten auf die Umwelt beziehungsweise den Klimawandel zu erfassen und kontinu-ierlich zu reduzieren. In diesem Kontext sind die Fragen zu beantworten, inwiefern und zu welchem Anteil unsere Geschäftstätigkeit zum Klimawandel beziehungsweise zum zunehmenden Klimaschutz beiträgt. Wie bereits oben ausgeführt, haben wir in diesem Zusammenhang die Bemühungen zur Erhebung unseres THG-Fußabdrucks deutlich intensiviert und uns als Ziel die Klimaneutralität (im Sinne einer wissenschaftsbasierten Netto-Null-Klimabi-lanz) für unsere gesamten Aktivitäten bis 2045 gesetzt. Die Zertifizierung dieser Ziele durch die SBTi in 2022 soll dieses Vorhaben unterstreichen.
Instone Real Estate schafft mehr als nur Wohnraum – wir gestalten Lebensräume, sorgen für Lebensqualität in der Gemeinschaft un Integration.
Verantwortung ist fest in unserer Unternehmenskultur und damit im täglichen Handeln des Konzerns verwurzelt. Instone Real Estate ist sich seiner Auswirkungen auf die Gesellschaft und die Umwelt bewusst und will mit seinen Projekten zu einer positiven Entwicklung beitragen.
Dazu gehört auch, dass wir uns über Medien, Dienstleistungen und das Know-how unserer Mitarbeiter sowie finanziell dort engagieren, wo außerhalb des Unternehmens Hilfe und Unterstützung benötigt werden, beispielsweise für die Entstehung eines lebendigen Quartiers.
Als guter Corporate Citizen engagiert sich Instone Real Estate außerdem in besonderem Maße an den Standorten, an denen das Unternehmen mit Projekten vertreten ist. Organisationen und Initiativen, die die Nachbarschaft, die Entwicklung der sozialen Einrichtungen in einem Stadtteil oder infrastrukturelle Verbesserungen vorantreiben, werden dabei bevorzugt gefördert.
Als einer der deutschlandweit führenden Immobilienentwickler sind wir überzeugt davon, dass wir unser Geschäftsmodell auch in Zukunft nur durch langfristig verantwortliches Handeln erfolgreich betreiben können.
Aufgrund des fortschreitenden demografischen Wandels sowie sozialer wie ökologischer Veränderungen ist eine ganzheitliche Stadtentwicklung unter Berücksichtigung der sozialen Nachhaltigkeitsfaktoren Bezahlbarkeit, bedarfsgerechte Entwicklung und Schaffung von Wohnraum notwendig. Dabei ist vor allem die frühzeitige Beteiligung von Bürgern und anderen Anspruchsgruppen für eine erfolgreiche Stadtentwicklung essenziell. Dabei arbeiten wir eng mit den Kommunen und kommunalen Trägern zusammen und unterstützen mit entsprechendem Know-how.
Aus diesen Gründen liegt der Fokus von Instone bereits in der Planungsphase auf der Entwicklung lebenswerter Stadtquartiere. Vielfältige Wohnangebote, unterschiedlich große Wohnungen, integrative Wohnformen und die Integration von sozialen Infrastruktureinrichtungen wie Kindertagesstätten, Schulen, Sportflächen und Begegnungsstätten untermauern dies. Um ausreichend Mobilität zu gewährleisten, wird darüber hinaus gemeinsam mit Kommunen und örtlichen Trägern die ÖPNV-Anbindung optimiert.
Neben der Entwicklung von Eigentumswohnungen trägt Instone Real Estate in hohem Maße dazu bei, geförderte und preisgedämpfte Wohnungen zu errichten. Zum 31. Dezember 2022 waren von den 16.209 Einheiten des Projektportfolios der Instone Real Estate 3.011 als sozialpreisgebundene Wohnungen konzipiert. Auf diese Weise schaffen wir durchmischte Quartiere, die für alle Bevölkerungsschichten und Einkommensgruppen attraktiv sind.
Unser Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, potentielle Regel- oder Gesetzesverstöße unserer Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner an uns zu melden.
Wir prüfen jede Meldung und gehen diesen konsequent nach. Dabei achten wir auf die folgenden Grundsätze:
Für die Meldung eines potentiellen Fehlverhaltens stehen Ihnen dabei mehrere Wege zur Verfügung, bei denen die obigen Grundsätze beachtet werden. Bitte achten Sie als Hinweisgeber*in darauf, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können.
Unter der E-Mail-Adresse [whistleblower@instone.de] können Sie Hinweise, auch anonym, auf ein potentielles Fehlverhalten unmittelbar an unsere Compliance-Abteilung melden, die für die Aufklärung und Sanktionierung von Fehlverhalten in unserem Unternehmen zuständig ist.
Zuletzt steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, etwaiges Fehlverhalten unserer Mitarbeiter über ein Online-Hinweisgebersystem zu melden.
Dieses geschützte Hinweisgebersystem wird von einem unabhängigen Dienstleister betrieben. Auch dort können Meldungen sowie Unterlagen anonym übermittelt werden.
Anzahl der Hinweise im laufenden Geschäftsjahr:
In den Jahren 2020, 2021 und 2022 gab es über die verschiedenen Kanäle unseres Hinweisgebersystems bisher keine Hinweise, die sich erhärtet haben.
Die Achtung der Menschenrechte ist ein unverzichtbarer Bestandteil unserer verantwortungsvollen Unternehmensführung.
Es ist unser Anspruch, dass die Menschenrechte entlang unserer Wertschöpfungskette jederzeit und vollständig eingehalten werden, sowohl von uns selbst als auch von unseren Geschäftspartnern. Wir erwarten, dass alle Beteiligten ihrer menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht nachkommen.
Die Grundwerte rechtmäßigen und ethischen Handelns sind in einem konzernweit geltenden Code of Conduct zusammengefasst. Hierin werden Kraft Gesetzes oder bereits vorhandene dienstliche Anweisungen bestehender Pflichten und Verantwortungen konkretisiert und verschiedene Verhaltensgrundsätze abgeleitet.
Der Code of Conduct bietet Mitarbeitern, Dienstleistern und Vertragspartnern von Instone Real Estate eine Orientierung und Hilfestellung im täglichen Handeln und Arbeiten. Er vermittelt zudem Werte, zu denen sich Instone Real Estate ausdrücklich bekennt.
Auch wenn mit dem Code of Conduct eine Vielzahl von Themen abgedeckt ist, können dennoch Gesetzesverstöße und Pflichtverletzungen vorkommen. Um Verstöße beziehungsweise einen Verdacht auf Verstöße gegen Recht, Gesetz und interne Richtlinien und Regelungen zu melden, stehen unseren Beschäftigten die Vorgesetzten, die Compliance-Beauftragten, eine Hinweisgeber-Hotline sowie ein digitales Hinweisgeber-Portal zur Verfügung.
Instone Real Estate setzt sich für das Thema Diversität ein und arbeitet entlang der Kerndimensionen der Charta der Vielfalt.
Wir schätzen Diversität und engagieren uns uns für Arbeitsformen, in denen verschiedene Kompetenzen, Talente, Erfahrungen und Überzeugungen eingebracht werden können.
In diesem Sinne ist es unser Anspruch, unsere Beschäftigten mit all ihren Unterschieden hinsichtlich Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlicher Eigenschaften, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Religion und Weltanschauung, oder anderer Eigenschaften nicht zu benachteiligen. Freie Stellen werden bei Instone Real Estate gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ausgeschrieben und besetzt.
Aktuell liegt der Frauenanteil bei Instone bei 43% (Stand 12/2022). Diesen möchten wir auf allen Ebenen weiter steigern. Die Vergütung erfolgt diskriminierungsfrei und leistungsgerecht, das heißt, sie berücksichtigt die Position, die Erfahrung, den Verantwortungsbereich und die Qualität der Arbeitsleistung. Instone ist dabei bestrebt, jegliche Form unbegründeter Vergütungsunterschiede zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten auszuschließen. Aus diesem Grund messen und beurteilen wir die Entwicklung des „Gender Pay Gap“ bei unseren Beschäftigten.
Um unsere Grundwerte zum Thema Menschenrechte, Diversität und Equality - also die Vielfalt zu zeigen und zu unterstreichen haben wir im Jahr 2021 die Charta der Vielfalt unterzeichnet und unterstützen die hier geprägten Werte nach innen und nach außen. Wir signalisieren mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, welches frei von Vorurteilen ist, und dass die Wertschätzung all unserer Mitarbeitenden unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft. Wir überprüfen kontinuierlich unsere Prozesse und treten in den internen und externen Dialog. Dies heißt auch, dass wir u.a. unser Commitement zu einer ausgeglichenen Gender-Pay-Ratio bekräftigen.
Instone hat als eine strategische Entscheidung getroffen, sich an anerkannten ESG-Ratings zu beteiligen, um unseren Stakeholdern eine weitere Informationsmöglichkeit zu geben. Hiermit können wir unseren Fortschritt entsprechend kommunizieren. In 2021 sind wir daher erstmalig mit Sustainalytics in den Ratingprozess gestartet.
Sustainalytics ist ein unabhängiger, innovativer Dienstleister im Bereich ESG Ratings. Im ESG Risk Rating erhielten wir eine Bewertung von 13,2 und sind damit in der Risikokategorie „niedriges Risiko“ eingeordnet. Damit befindet sich Instone unter den Top 2 % der weltweiten Real Estate Entwickler. Instone gibt ein klares Bekenntnis zur künftigen Verbesserung der Ratings ab sowie weiterer folgender Ratings. Die Re-Ratings erfolgen zukünftig nach der Veröffentlichung des Geschäftsberichtes.
Ergebnis Sustainalystics Rating
Im Dialog mit unserern Vertragspartnern besprechen wir die Nachhaltigkeitsthemen entlang der Lieferkette und fördern so die Erhöhung der Transparenz, um gemeinsam die erforderlichen Rahmenbedingungen für eine Dokumentation zu schaffen.
Unsere Lieferanten lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:
Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, Niederlassung Düsseldorf, ist seit dem Geschäftsjahr 2018 als Konzernabschlussprüfer für die Instone Real Estate Group SE tätig. Der für die Prüfung verantwortliche Wirtschaftsprüfer ist seit dem Geschäftsjahr 2020 aufgrund einer Prüfer-internen Rotationsregelung Prof. Dr. Holger Reichmann. Deloitte ist auch für das Geschäftsjahr 2022 als Abschlussprüfer bestellt. Die Tätigkeit von Deloitte als Abschlussprüfer endet spätestens mit dem Geschäftsjahr 2027.
"Allen Herausforderungen zum Trotz gibt es für uns bei Instone Real Estate viele Gründe, zuversichtlich in die Zukunft zu blicken. Unsere Unternehmenswerte und Leitlinien helfen uns dabei."
Kruno Crepulja, CEO
Als erfolgreiches und börsennotiertes Unternehmen sind wir dafür verantwortlich Gesetze, Rechtsordnungen, gesellschaftliche und politischen Rahmenordnungen einzuhalten. Es ist für uns ein wichtiges Gut, unsere Reputation zu schützen und zu wahren. Jeder Mitarbeitende und jeder Partner muss deshalb in der Lage sein, das Richtige zu tun und rechtskonform zu handeln.
Neben den hier im folgenden abgebildeten Richtlinien gibt es zur Konkretisierung weitere Unternehmensrichtlinien und Arbeitsanweisungen.
Datenschutz und IT-Sicherheit sind uns ein wichtiges Anliegen, da Verletzungen dieser beiden Bereiche erhebliche finanzielle Schäden und Reputationsschäden zur Folge haben können.
Instone befolgt daher die gesetzlichen Vorschriften über den Schutz und die Sicherheit persönlicher Daten und hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Unsere IT-Landschaft ist der aktuellen Gesetzgebung angepasst. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz werden zudem regelmäßig auf Aktualität überprüft. Zur Gewährleistung angemessener Datensicherheit hat Instone Richtlinien für die unternehmensinterne IT-Sicherheit und für unsere externen IT-Dienstleister erlassen.
Wir respektieren die Privatsphäre und schützen vertrauliche Informationen und Daten von allen in Frage kommenden Gruppen, von denen wir persönlichen Daten verarbeiten, wie beispielsweise
Hierzu hat Instone insbesondere Datenschutzinformationen veröffentlicht, auf die Sie HIER zugreifen können.
Unser Datenschutzteam und unser externer Datenschutzbeauftragter beraten unsere Mitarbeiter und überwachen die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Unser Datenschutzbeauftragter steht unseren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern bei Bedarf als Ansprechpartner zur Verfügung. Seine Kontaktdaten sind wie folgt:
TÜV Rheinland i-sec GmbH
Am Grauen Stein
51105 Köln
Tel.: +49 221 56783-505
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@instone.de
Unsere Mitarbeiter werden jährlich in datenschutzrelevanten Fragen geschult und Informationsmaterial zur Verfügung gestellt.
Wir haben im Rahmen einer IT-Sicherheitsrichtlinie zudem Hinweise und Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter festgelegt, durch die die IT-Sicherheit im Unternehmen gemeinsam mit der IT-Abteilung verbessert werden kann. Diese regelt beispielsweise den Umgang mit der zur Verfügung gestellten Hardware, mit
Benutzerkennungen und Passwörtern, zur Datensicherung und Geheimhaltung sowie zum Schutz vor Schadsoftware und Cyber-Attacken.
Ein wesentlicher Bestandteil der Compliance bei Instone ist die sorgfältige Auswahl von Geschäftspartnern, insbesondere zur Reduzierung von Korruptions-, Betrugs-(Fraud) Risiken und zur Geldwäsche-Prävention.
Wir lassen nicht zu, dass Geschäfte mit unserem Unternehmen zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht werden. Wir lehnen jedes Geschäft ab, mit dem ein Dritter Vorteile aus einer Straftat sichert. Wir haben daher besondere Präventionsmaßnahmen ergriffen, um derartige Verdachtslagen zu erkennen und entgegenzuwirken, darunter:
Geschäftspartnerprüfung
Vor jedem Vertragsabschluss – beispielsweise mit Werkunternehmern oder Käufern unserer Eigentumswohnung – hat eine Geschäftspartnerprüfung (Third Party Due Diligence) durch Instone zu erfolgen.
Mitarbeiter von Instone sind hierbei über Unternehmensrichtlinien dazu verpflichtet, zunächst jeden potentiellen Geschäftspartner sorgfältig zu identifizieren. Hierzu sind in erster Linie diejenigen Mitarbeiter verpflichtet, die Verträge mit Geschäftspartnern abschließen, wie bspw. der Einkauf, das Projekt- oder das Vertriebsmanagement. Instone hat hierzu einen formellen Prüf- und Kontrollprozess eingerichtet, bei dem Geschäftspartner in Risikogruppen eingeordnet werden.
Vertiefte Prüfungen erfolgen, sobald anhand vordefinierter Kriterien die Möglichkeit eines erhöhten Compliance-Risikos oder eines Geldwäsche-Risikos festgestellt wird. Sollte diese vertiefte Prüfung ein erhöhtes Compliance-Risiko oder ein Geldwäsche-Risiko bestätigen, kann ein Vertragsschluss nur nach Freigabe des Compliance-Beauftragten erfolgen.
Geldwäscheverdachtsprüfung
Instone und seine Mitarbeiter beachten die Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG) um Instone vor Schaden (insbesondere in Bezug auf Reputation und Ruf) zu bewahren. Bei Immobilientransaktionen sind darüber hinaus auch die beurkundenden Notare zu einer Identitätsprüfung verpflichtet und tragen mit dazu bei, Geldwäsche im Rahmen von Immobilientransaktionen zu verhindern.
Sofern im Rahmen der Geschäftspartnerprüfung ein Verdacht auf ein Geldwäscherisiko festgestellt wird, erfolgt eine genauere Durchleuchtung des Geschäftspartners. Sollte der Verdacht auf ein Geldwäscherisiko bestätigt werden, entscheidet der Compliance-Beauftragte über das weitere Vorgehen und eine Meldung an die zuständigen staatlichen Stellen.
Sanktionslistenprüfung
Instone befolgt die gesetzlichen Verpflichtungen zur Prüfung von Neukunden, Lieferanten und Dienstleistern auf deren Aufnahme in Sanktionslisten. Ebenso werden beispielsweise Bestandskunden und Lieferanten, mit denen eine längere Kooperation besteht, in regelmäßigen Abständen entsprechend überprüft.
Bankdatenvalidierung
Unsere Mitarbeiter sind zur Prävention von betrügerischen Aktivitäten (Fraud) durch eine Unternehmensrichtlinie unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips zur Prüfung und Freigabe von Bankdaten, Überweisungen und Zahlungseingängen verpflichtet.
Etwaige Verdachtsfälle auf Compliance-Verstöße, Geldwäsche und sonstige betrügerischen Aktivitäten werden dem Compliance-Beauftragten gemeldet und können den zuständigen Behörden, bei einem Geldwäscheverdacht beispielsweise der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, gemeldet werden.
Der Prüfprozess wird durch Instone sorgfältig dokumentiert. Bei Prüfungen mit einem negativen Ergebnis werden die entsprechenden Geschäftspartner in einem Blacklist-Verzeichnis aufbewahrt, um diese von zukünftigen Vertragsschlüssen auszuschließen.
Compliance – also die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Richtlinien und Vorgaben – hat höchste Bedeutung für Instone. Die Reputation und der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens können durch Compliance-Verstöße erheblichen Schaden nehmen.
Daher hat Instone eine risikoorientierte und präventive Compliance-Strategie entwickelt, durch die unsere Mitarbeiter für Compliance-Themen sensibilisiert werden und eine positive Compliance-Kultur in unserem Unternehmen gefördert wird, insbesondere durch das Vorleben und Vermitteln der Relevanz von Compliance durch die oberste Unternehmensebene (Tone-from-the-Top).
Die Entwicklung und Umsetzung unserer Compliance-Strategie ist in unserem Instone Compliance-Management integriert und fest verankert.
Unser Compliance-Management
unsere Mitarbeiter und trägt dadurch zur Prävention etwaiger Regelverstöße bei.
Zudem ist das Compliance-Management unter anderem dafür verantwortlich, die Einhaltung des geltenden Rechts und der unternehmensinternen Compliance-Regeln
Die Leitung des Compliance-Managements obliegt dem Compliance-Beauftragten von Instone. Dieser berichtet an das für Compliance zuständige Vorstandsmitglied sowie an den Aufsichtsrat. Daneben hat Instone ein Compliance-Komitee eingerichtet, welches in regelmäßigen Abständen und anlassbezogen die Compliance-Lage überprüft und an neue Entwicklungen anpasst.
Für den immer wichtiger werdenden Bereich Datenschutz, den Instone als wesentlichen Bestandteil der zu beachtenden Compliance-Vorschriften begreift, hat Instone zudem einen externen Datenschutzbeauftragten ernannt, der zusammen mit einem Datenschutzteam unsere Mitarbeiter bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen berät und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überwacht. Der Datenschutzbeauftragte fungiert auch als Ansprechpartner für unsere Kunden und die zuständigen Aufsichtsbehörden.
Vorrangiges Ziel von Instone ist es, durch präventive Maßnahmen Compliance-Risiken bereits im Ansatz zu verhindern. Instone bedient sich hierzu insbesondere Richtlinien, Schulungen und Beratung.
Daneben verfolgt Instone mit dem Compliance-Management-System insbesondere das Ziel, aufgetretene Compliance-Verstöße aufzudecken, abzustellen und das Compliance-Management-System selbst kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Richtlinien
Wesentliche Festlegungen zu Compliance-konformen Vorgaben und Prozessen sind in Richtlinien und Arbeitsmitteln enthalten, die zwingend anzuwenden sind.
Hierzu zählen bspw. folgende Richtlinien:
Schulungen
Sämtliche Mitarbeiter sind zudem zur Teilnahme an regelmäßig stattfindenden Compliance-Schulungen verpflichtet, deren Inhalte jährlich aktualisiert werden. Daneben können außerordentliche Schulungen durch den Compliance-Beauftragten angeordnet werden, wenn dies aufgrund wichtiger neuer Sachverhalte erforderlich ist.
Beratung
Der Compliance-Beauftragte ist, neben den Führungskräften, unmittelbarer Ansprechpartner für Fragen rund um das Thema Compliance.
Aufdeckung und Nachverfolgung
Etwaige Compliance-Verdachtsfälle können durch Mitarbeiter oder Dritte bei Instone angezeigt werden oder im Rahmen von internen oder externen Kontrollen und Untersuchungen aufgedeckt werden.
Für die Anzeige von Compliance-Verdachtsfällen steht für unsere Mitarbeiter – neben der Möglichkeit der vertraulichen Information der Führungskräfte oder des Compliance-Officers – eine Hinweisgeber-Hotline, die von einer externen Rechtsanwaltskanzlei betreut wird, sowie eine Anonymes Hinweisgeber-System zur Verfügung. Eingehende Hinweise werden vertraulich behandelt und der Kontakt zu Whistleblowern gesucht, um möglichst detaillierte Meldungen zu erhalten.
Die Nachverfolgung angezeigter Compliance-Verstöße erfolgt durch den Compliance-Beauftragten und das Compliance-Management. Er leitet die Aufklärung und stimmt geeignete Maßnahmen zur Abstellung und ggf. Anzeige von Compliance-Verstößen bei den zuständigen Behörden sowie zu möglichen Sanktionen für einen festgestellten Compliance-Verstoß ab. Auf Basis eingehender Analyse etwaiger aufgetretener Compliance-Fälle sowie unter Berücksichtigung veränderter allgemeiner Rahmenbedingung leitet der Compliance-Beauftragte unter Einbindung des Compliance-Kommittees Maßnahmen für die Weiterentwicklung des Compliance-Management-System von Instone ab und sorgt für deren Implementierung.
Die Hinweisgeberrichtlinie (nachfolgend „die Richtlinie“ genannt) informiert ausführlich über das Hinweisgebersystem des Unternehmens, um den Empfehlungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie, dem Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) und den ICC-Verhaltensregeln zu folgen zur Bekämpfung von Erpressung und Bestechung sowie zur Sicherstellung der Einhaltung aller damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen. Übergeordnetes Ziel ist der Schutz jeder Person, die verdächtige Fälle von Betrug oder Unregelmäßigkeiten von Vorstandsmitgliedern oder Mitarbeitern der Instone Real Estate Group SE als Aktiengesellschaft einschließlich aller Tochtergesellschaften (nachfolgend „Instone“ genannt) meldet’).
Verdachtsfälle können entweder von Mitarbeitern von Instone, externen Personen gemeldet oder durch interne oder externe Kontrollen oder Anfragen entdeckt werden. Personen, die Grund zu der Annahme haben, dass Vorstandsmitglieder oder Mitarbeiter von Instone gegen gesetzliche Vorschriften, den Verhaltenskodex von Instone oder eine interne Richtlinie oder Richtlinie verstoßen haben, werden gebeten, den Verdachtsfall dem Compliance Officer oder dem Ombudsmann zu melden. Interne Hinweisgeber können beide persönlich oder alternativ über ein digitales, externes Hinweisgebersystem in deutscher Sprache kontaktieren. Der Ombudsmann oder sein Stellvertreter kann auch über eine externe Whistleblower-Hotline angerufen werden. Alle möglichen Kommunikationswege werden den Mitarbeitern von Instone proaktiv im Intranet des Unternehmens (InHome) kommuniziert, um sicherzustellen, dass relevante Probleme bestmöglich und schnellstmöglich gemeldet werden.
Jeder gemeldete Fall wird ernst genommen, systematisch untersucht und vertraulich behandelt.
Der Schutz von Hinweisgebern ist für Instone von großer Bedeutung. Somit ist jeder Hinweisgebende berechtigt und erhält die Möglichkeit, einen zur Verschwiegenheit verpflichteten unabhängigen Rechtsbeistand hinzuzuziehen. Der Rechtsbeistand wird vom Compliance Officer von Instone bestimmt.
Instone schützt die Identität des Hinweisgebers. Wenn ein gemeldeter Fall oder spezifische Details bekannt werden, passiert dies
(i) mit Wissen und ausdrücklicher Erlaubnis des Hinweisgebers
(ii) bei Meldepflichten aufgrund geltender Gesetze, Verordnungen der Frankfurter Wertpapierbörse oder einer zuständigen Behörde
(iii) in Form von Offenlegungen an die Berater von Instone oder den Hinweisgebern, unter dem Vorbehalt einer Geheimhaltungspflicht und reduziert auf nachweislich rechtmäßige Zwecke.
Instone erklärt ausdrücklich, dass Hinweise geben keine Disziplinarmaßnahmen oder andere nachteilige Folgen für den Hinweisgerber nach sich ziehen darf. Darüber hinaus erklärt Instone, dass vorsätzliche Falschdarstellungen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Instone zahlt oder bietet keine vergleichbaren monetären Verpflichtungen für Informationen an.
Nach der ersten Meldung durch den Hinweisgeber nimmt die kontaktierte Person den Verdachtsfall auf, leitet weitere Ermittlungen ein und kontaktiert gegebenenfalls den Hinweisgeber für weitere Informationen. Lässt sich auf Basis des dargestellten Sachverhalts und nach entsprechender Prüfung das Vorliegen eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Compliance-Regeln bestätigen, gelten folgende Regelungen, es werden folgende Schritte und Maßnahmen eingeleitet:
(i) Der Compliance Officer von Instone muss die Geschäftsführung über alle Compliance-Verstöße informieren.
(ii) bei Verstößen gegen interne Richtlinien oder Richtlinien wird die verletzende Person ermahnt oder abgemahnt und je nach Schwere des Verstoßes, zusätzlich können Maßnahmen oder Sanktionen ergriffen werden. Die Entscheidung liegt in der Hand des Compliance Officers in Abstimmung mit der Personalabteilung und nach Rücksprache mit der Geschäftsführung von Instone.
(iii) Fälle von Verstößen gegen Gesetze oder gesetzliche Vorschriften werden zunächst intern behandelt. Gegebenenfalls wird der Fall auch extern an die zuständige Behörde gemeldet.
(iv) Bei Fehlverhalten externer Personen entscheidet der Compliance Officer von Instone in Abstimmung mit den im Einzelfall beteiligten Fachbereichen über geeignete Maßnahmen. Mögliche Maßnahmen können je nach Schwere des Fehlverhaltens die sofortige Beendigung des Vertragsverhältnisses oder die Sperrung für zukünftige Vergabeverfahren sein.
Jeder gemeldete Fall wird vom Compliance Officer von Instone dokumentiert und archiviert.
Instone hat ein permanentes Compliance Committee eingerichtet, dessen Aufgabe es unter anderem ist, den Status und die Reaktion auf kurzfristige Compliance-relevante Sachverhalte, z.B. von Hinweisgebern an Instone zu übermitteln.
Das Compliance-Komitee von Instone ist interdisziplinär und besteht aus:
Hinweisgeber haben die Möglichkeit, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche über die dafür vorgesehenen geschützten Kanäle unseres Hinweisgebersystems Hinweise zu Compliance-Verdachtsfällen zu übermitteln.
Korruption wird von Instone unter keinen Umständen geduldet, weder auf Seiten von Geschäftspartnern oder Dritten noch bei unseren Mitarbeitern. Korruptionsfälle werden ausnahmslos konsequent verfolgt, um unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen zu schützen. Jedem Instone-Mitarbeiter ist jegliche Form der Korruption, angefangen bei Bestechung und Bestechlichkeit bis hin zur Vorteilsnahme und Vorteilsgewährung, strikt untersagt.
Korruption liegt bei der Gewährung von Zuwendungen vor, auf die der Empfänger keinen Anspruch hat und aufgrund derer er in eine Abhängigkeit gelangt oder gelangen könnte. Den Begriff der Zuwendungen versteht Instone dabei weit, sie können hiernach in jeglichem materiellen oder immateriellen Vorteil bestehen. Dazu zählen beispielsweise Geldzuwendungen oder die Befreiung von Schulden ebenso wie die Überlassung von Wertgegenständen. Auch Einladungen zu Kultur-, Sport- oder anderen Veranstaltungen, Reisen oder (Geschäfts-)Essen, Dienstleistungen jeder Art, Rabatte und ähnliche Dinge von Wert können als unter Korruptionsgesichtspunkten relevante Zuwendungen einzustufen sein.
Wann die Annahme von solchen Zuwendungen gestattet ist, hat Instone in einer verpflichtend von unseren Mitarbeitern zu beachtenden Unternehmensrichtlinie festgelegt, in der die nachstehenden, Instone-weit geltenden Prinzipien zur Korruptionsprävention konkretisiert werden:
Zuwendungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Generell ist bei der Annahme und Gewährung von Zuwendungen äußerste Zurückhaltung geboten. Keiner unser Mitarbeiter darf Zuwendungen annehmen oder einem Geschäftspartner oder Dritten anbieten oder gewähren, wenn dadurch bei gewissenhafter Prüfung eine geschäftliche Entscheidung beeinflusst werden könnte.
Die Annahme von Geld sowie das Fordern von Geschenken oder anderen Vorteilen für sich oder nahestehende Personen sind stets untersagt.
Unsere Geschäftspartner werden über unseren Code of Conduct für Vertragspartner über die geltenden Korruptionsverbote informiert und verpflichtet, diese selbst zu beachten und dafür zu sorgen, dass die Korruptionsverbote auch durch ihre Mitarbeiter beachtet werden.
Zuwendungen an Geschäftspartner
Zuwendungen an unsere Geschäftspartner sind nur unter Beachtung der Vorgaben der verpflichtend zu beachtenden Unternehmensrichtlinien und der vom Geschäftspartner festgelegten Regelungen und gesetzlichen Vorschriften zulässig. Erlaubte Zuwendungen müssen stets so ausgestaltet werden, dass bereits der Eindruck einer unzulässigen Einflussnahme ausgeschlossen ist. Eine Verknüpfung mit geschäftlichen Handlungen ist ausnahmslos verboten.
In allen Zweifelsfällen ist vor dem Angebot oder der Annahme einer Zuwendung die Freigabe durch den Compliance-Beauftragten einzuholen.
Zuwendungen an Amtsträger
Besondere Zurückhaltung gilt bei Amtsträgern und öffentlichen Angestellten. Gegenüber ihnen ist unseren Mitarbeitern grundsätzlich jede Gewährung einer Zuwendung untersagt, auch kleine Gefälligkeiten oder ein „Dank“ für die Vornahme einer Amtshandlung.
Zuwiderhandlungen gegen das absolute Korruptionsverbot werden nicht toleriert und regelmäßig mit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses geahndet. Zudem drohen strafrechtliche Konsequenzen seitens staatlicher Behörden und Gerichten (Geldstrafe, Freiheitsstrafe), auf die Instone keinen Einfluss hat.
Instone Real Estate fühlt sich dem Erhalt einer lebenswerten Welt auch für zukünftige Generationen verpflichtet. Innerhalb der Immobilienbranche möchte Instone für diese Zielsetzung eine führende Rolle einnehmen.
Mit dem jährlichen Nachhaltigkeitsbericht und auf der Homepage und den sozialen Medien berichtet die Instone Real Estate auch über ihr Engagement in Umweltfragen.
Im Nachhaltigkeitsbericht sind die Vision und Nachhaltigkeitsleitbild sowie die Handlungsfelder Umwelt dargestellt und dienen als Leitlinie, die sich kontinuierlich hinterfragt und anpasst.
Unser Verantwortungsverständnis bzgl. Umweltaspekten sieht wie folgt aus:
„Klima- und Umweltschutz zählt zu den wesentlichen Herausforderungen des 21. Jahrhunderts, denen Gesellschaft und Unternehmen begegnen müssen. Wohnen und eine funktionierende Infrastruktur gehören zu den Grundbedürfnissen des Menschen. Dabei entsteht im Gebäudebestand ein wesentlicher Anteil der CO₂-Emissionen.
Die Geschäftstätigkeit von Instone Real Estate ist entsprechend mit wesentlichen Umweltauswirkungen verbunden, sowohl mittelbar als auch unmittelbar. Wir werden unseren ökologischen Fußabdruck künftig sukzessive analysieren und weiter deutlich verbessern. Dies betrifft im Bereich der eigenen Geschäftstätigkeit beispielsweise Themen wie die Fahrzeugflotte, Papierverbräuche oder die Energieverbräuche der selbst genutzten Immobilien.
Ein wesentlich größerer Hebel ist jedoch der ökologische Fußabdruck in der Produktion und im Betrieb der von uns realisierten Gebäude und den dazugehörigen Quartieren, deren gesamte Produkt- und Lebenszyklen betrachtet werden müssen. Im Fokus stehen hier der verursachte CO₂-Ausstoß, das in Erstellung und Betrieb verursachte Müllaufkommen, der Verbrauch von mineralischen, nicht nachwachsenden Rohstoffen in der Baustoffproduktion, die Schaffung einer verbesserten Biodiversität durch entsprechende Ausgleichsmaßnahmen sowie die Umsetzung intelligenter Maßnahmen für Abfall und Entsorgung und das Recyclingmanagement.“
Damit erstreckt sich das Handlungsfeld Umwelt auf folgende Themen:
In der Vielfalt unserer Mitarbeiter liegt hohes Potenzial. Daher beschäftigt Instone Real Estate aus Überzeugung Mitarbeiter mit unterschiedlicher Herkunft und Erfahrung. Alle Mitarbeiter sind dazu aufgerufen, eine Atmosphäre respektvollen Miteinanders zu schaffen und Diskriminierungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, der Nationalität, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität entschieden entgegenzutreten.
Bei Instone ist es auch selbstverständlich, niemanden aufgrund seiner Religion, Weltanschauung, seines Alters, seiner sexuellen Orientierung oder Behinderung zu diskriminieren. Im Jahr 2020 wurden gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz keine Diskriminierungsvorfälle gemeldet.
Um dies zu unterstreichen halten wir uns insbesondere an folgende Konventionen, die wir als Maßstab für unser Handeln nehmen und zu denen wir uns ausdrücklich bekennen:
Auch bei der Entlohnung streben wir eine Gleichberechtigung beim Grundgehalt an. Zukünftig werden wir zur Transparenz und der Entwicklung der Gender Pay Ratio Alter, Erfahrung, Funktion und Ausbildung mit einbeziehen, um unsere Commitment zu bestätigen.
Instone Real Estate ist als ein führender Entwickler von Wohnimmobilien in Deutschland tätig. Als Unternehmen wollen wir langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein und gleichzeitig unsere gesellschaftliche Verantwortung wahrnehmen. Wir handeln daher als verantwortungsbewusster Steuerzahler in Übereinstimmung mit geltenden Steuergesetzen und -vorschriften wie zum Beispiel durch die Zahlung von Grunderwerbsteuer beim Kauf unserer Projektgrundstücke. Vor diesem Hintergrund wollen wir, gemessen an unserer finanziellen Ertragskraft, einen angemessen Beitrag zur Finanzierung der Gemeinschaft in Deutschland leisten. Das Unternehmen zahlt seine Steuern ausschließlich in Deutschland. Gleichzeitig erwarten unsere Aktionäre und Stakeholder, dass Instone Real Estate die Steuer- und Abgabenlast auf ein gesetzlich zulässiges Niveau beschränkt.
Unser Ziel ist es, in Übereinstimmung mit den jeweiligen Steuergesetzen in Deutschland zu handeln.
Die Beachtung der steuerlichen Compliance-Anforderungen ist für Instone Real Estate von grundlegender Bedeutung. Dementsprechend verfügt Instone Real Estate über adäquate/angemessene Geschäftsprozesse, um steuerliche Risiken und deren mögliche Wechselwirkung mit anderen Geschäftsrisiken regelmäßig zu identifizieren und zu überwachen. Bei komplexen steuerlichen Sachverhalten stimmen wir uns mit externen Steuerspezialisten ab, um eine angemessene und inhaltlich ordnungsgemäße Würdigung dieser Sachverhalte zu finden.
Eine vertrauensvolle und transparente Kommunikation mit den lokalen Steuerbehörden hat für Instone Real Estate eine hohe Bedeutung. Wir reichen die Steuererklärungen ordnungsgemäß und im Rahmen der gesetzlich zulässigen Fristen ein. Die erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation der verschiedenen steuerlichen Sachverhalte erstellen wir in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen. Bei steuerlichen Zweifelsfragen nutzen wir aktiv das Instrument der Verbindlichen Auskunft, um rechtzeitig eine gemeinsame Lösung komplexer steuerlicher Sachverhalte mit der jeweiligen Finanzbehörde zu finden.
Der CFO von Instone Real Estate wird durch den Bereichsleiter Finanzen sowie den Leiter Steuern regelmäßig über alle wesentlichen steuerlichen Themen und deren aktuelle und zukünftige finanziellen Auswirkungen informiert. Hierdurch kann der CFO den Gesamtvorstand sowie dem Aufsichtsrat über relevante steuerliche Sachverhalte und mögliche Steuerrisiken sowie deren Behandlung berichten.
Wir berichten und veröffentlichen unsere Steuerpositionen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und Anforderungen (z.B. IFRS oder HGB).
Unser Steueraufwand im jeweiligen Geschäftsjahr, unsere jährlichen Steuerzahlungen sowie unser effektiver Steuersatz veröffentlichen wir transparent in unserem Geschäftsbericht.
Wir zahlen nahezu ausschließlich Steuern in Deutschland.
Sie finden weitere Informationen zu unserer Clawback Policy unter diesem LINK
Dienstleister: ISO 27001-Zertifizierung
Es ist die Strategie von Instone, auch im Einkaufsprozess einen kontinuierlichen Verbesserungsansatz zu praktizieren, um nachteilige ökologische, soziale und wirtschaftliche Auswirkungen zu verstehen und angemessene Verantwortung dafür zu übernehmen. Dabei wird die Ausrichtung an den geltenden, gesetzlichen Regelungen und der Regulatorik und das Ausmaß der Auswirkungen berücksichtigt.
Ziel ist es einen kontinuierlichen Verbesserungsansatz zu praktizieren, um ggf. nachteilige ökologische, soziale und wirtschaftliche Auswirkungen des Einkaufs und des Einsatzes von Produkten und Rohstoffen zu verstehen und angemessene Verantwortung für die Reduzierung entstehender negativer Auswirkungen zu übernehmen.
Eine nachhaltige Einkaufsstrategie berücksichtigt dabei die Prüfung der Notwendigkeit und Prozesse in der Beschaffung, sowie die vorhandenen Möglichkeiten, um eine lange Lebensdauer des einzusetzenden Materials zu gewährleisten.
Damit erstreckt sich das Handlungsfeld Einkauf auf folgende Themen und deren kontinuierliche Prüfung im Gesamtrahmen eines wirtschaftlichen und nachhaltigen Einkaufs:
Spezifische Themen werden in den projektspezifischen Leistungsverzeichnissen und der Dokumentation der einzusetzenden und eingesetzten Produkte, Prozesse, Technologien und Dienstleistungen hinterlegt.
Können wir Ihnen bei Ihren Fragen rund um das Thema Nachhaltigkeit behilflich sein? Dann freuen wir uns über Ihre Nachricht.
Wibke Witschel
Grugaplatz 2 - 4, 45131 Essen